L’agenda médical en ligne permet d’optimiser la gestion de son cabinet médical. En complément des services apportés, adopter ce type d’outil est aussi l’occasion pour le généraliste de remettre à plat son organisation.
Les agendas médicaux en ligne sont résolument à la mode. De plus en plus de médecins sont séduits, parce qu’ils souhaitent s’ouvrir à la réservation par Internet, mais aussi pour partager leur agenda avec leurs collaborateurs. Les patients y sont aussi de plus en plus familiers : selon une étude Opinionway réalisée en juin 2016 pour le site mondocteur.fr, un quart des Français prennent rendez-vous sur Internet chez leur médecin.
Avec la renommée grandissante des agendas médicaux en ligne, de plus en plus de médecins se tournent vers ce type de logiciel, dont ils ont tant entendu parler. Parmi eux, certains utilisent encore l’agenda papier et souhaitent se moderniser. D’autres recherchent activement une solution pour eux-mêmes, mais aussi pour échanger plus facilement avec leurs collaborateurs.
Quelles que soient les modalités d’exercice de chacun, il faut garder à l’esprit que l’agenda médical en ligne est rarement suffisant, en lui-même : il s’inscrit dans une organisation plus globale. Mettre en place ce type de solution implique de commencer par s’interroger sur ses besoins fondamentaux concernant la gestion générale de son cabinet médical.
Comment organiser son agenda ? Selon quelle flexibilité ? Avec quelles priorités ? Comment combiner son agenda avec un service de secrétariat téléphonique et (ou) une prise de rendez-vous en ligne ?
Pourquoi choisir un agenda médical en ligne ?
Pour plus de souplesse
Avec ce type d’outils, le médecin généraliste peut consulter et modifier son agenda, où qu’il soit (en visite, chez lui, et même en vacances...), à n’importe quelle heure. Cela lui apporte une grande souplesse dans son organisation de travail. Il peut également consulter le programme de sa journée le matin avant de l’entamer : il a une visibilité sur son organisation quotidienne. Il peut se mettre en condition ou se préparer pour certaines consultations plus complexes.
Pour collaborer plus facilement
Lorsque le médecin travaille avec des collaborateurs, l’agenda médical en ligne constitue un avantage de taille. L’outil offre la possibilité de travailler à plusieurs sur des agenda partagés. Ainsi, le professionnel de santé peut échanger des informations sur un rendez-vous ou sur un patient (en salle d’attente, compte-rendu à lui transmettre, etc) ou programmer facilement un autre rendez-vous avec un de ses confrères. Les secrétaires ont donc une vision claire et actualisée des plannings de chacun, pour limiter le risque d’erreur.
Pour accéder à d’autres services
L’agenda médical en ligne permet de faire baisser l’absentéisme, par l’envoi de rappels automatisés des rendez-vous (sms, email et même par téléphone). Il permet aussi de proposer à ses patients de pouvoir réserver, par eux-même, un créneau disponible. Cette réservation peut avoir lieu par internet, sur une plateforme annuaire ou (mieux) sur le site du cabinet médical, mais également par téléphone, au travers d’un service de secrétariat médical automatisé, avec lequel le patient obtiendra, par lui-même, le rendez-vous qui lui convient le mieux.
De cette façon, l’agenda permet aussi de limiter les interruptions par la sonnerie intempestive du téléphone.
Un généraliste passe en moyenne sept heures par semaine au téléphone avec ses patients ou ses correspondants médicaux, soit l'équivalent de 25 consultations.
Source - URPS île-de-France
La jungle des startups du rendez-vous médical
Ce marché est actuellement en plein essor, certains diraient même “tendance”. Pourtant, certaines voix commencent déjà à s’élever, parmi les médecins, pour tenter d’alerter sur la nécessité de préserver l’indépendance de son outil de travail, notamment lorsqu’il s’agit de gérer l’accès au soin de sa patientèle.
A ce jour, certains acteurs sont considérés comme des leaders de l’agenda médical en ligne. Parmi eux, on retrouve Doctolib, Mondocteur, PagesJaunesDoc, MadeForMed…
Deux modèles, radicalement opposés, s’affrontent : d’un côté, des plateformes annuaires, de l’autre, des solutions clés en main, au nom du cabinet. Chacun présente évidemment des avantages, mais aussi des inconvénients. A coup sûr, il y en aura pour tous les goûts...
Agenda en ligne : une révolution au cabinet médical ?
Adopter un agenda en ligne peut être l’occasion d’une prise de conscience et d’une volonté de repenser son organisation, de s’interroger sur les moyens existants pour augmenter son efficacité quotidienne et, pourquoi pas, aller encore plus loin… et bousculer les habitudes.
Le logiciel de gestion d’agenda pourrait bien opérer une petite révolution au cabinet…
Connecter l’agenda au téléphone du cabinet : c’est possible ?
L’ouverture sur internet est très appréciée des plus jeunes. Ses avantages sont réels et ne font plus aucun doute. Mais tous les patients (loin de là) ne sont pas encore prêts. Pour eux, décrocher leur téléphone est une évidence. Pour répondre à ce besoin, il est maintenant possible de coupler son téléphone à son agenda. Les patients pourront bénéficier des mêmes avantages que sur internet. Cette solution de secrétariat médical automatisé fait de plus en plus d’adeptes chez les médecins isolés ou installés en petits groupes. Les rendez-vous se prennent 24h/24 et offre une entière autonomie au patient. Son faible coût permet d’envisager de soulager le travail de la secrétaire et de remédier à son absence, qu’elle soit régulière ou occasionnelle.
L’agenda veille à limiter l’absentéisme
L’agenda connecté permet véritablement de diminuer l’absentéisme, puisqu’il rappelle automatiquement aux patients leur prochain rendez-vous. Ce rappel est classiquement envoyé par SMS ou par e-mail, mais peut aussi l’être par le biais d’un appel téléphonique automatique, pour les patients qui n’auraient qu’un téléphone fixe. Dans ce cas, tous les patients peuvent bénéficier d’un rappel. Il faut savoir que l’oubli des rendez-vous est une véritable préoccupation pour les médecins, puisque 71% des médecins déplorent au moins un rendez-vous oublié par jour, selon l'URPS (Union Régionale des Professionnels de Santé) d'Ile-de-France.
Rester joignable ? Ca dépend pour qui...
On a compris qu’il existe des solutions pour gérer la prise de rendez-vous. Mais la question des autres appels téléphoniques reste entière. En médecine générale, il est difficilement concevable de ne plus être joignable du tout. Le généraliste peut alors se retrouver enfermé dans un curieux dilemme : rester joignable ou rester concentré sur le patient en face de lui ? Pour sortir de cette contradiction, il faut avoir un filtre efficace qui ne dérangerait la consultation que dans des cas utiles, identifiés et préalablement définis. C’est ce que propose MadeForMed avec sa standardiste virtuelle qui répond automatiquement aux patients dans plus de 85 % des appels, et ne transfère l’appel au médecin que quand c’est absolument nécessaire ou un patient dont il souhaitait avoir des nouvelles.
L’agenda médical en ligne est une innovation aboutie et fiable qui peut constituer un socle d’optimisation incroyable pour l’organisation du cabinet médical. Couplé à des solutions efficaces telles que la secrétaire téléphonique virtuelle, il permet aux médecins généralistes de gagner du temps, de l’argent, et de répondre à un besoin d’ouverture et de modernité dont la profession a grandement besoin pour attirer les plus jeunes.
