La moitié des médecins libéraux dispose déjà d’une secrétaire dans leur cabinet. Mais en cas d’absence, eux aussi doivent se tourner vers d’autres solutions…
Les médecins généralistes, équipés d’un secrétariat sur place, sont de moins en moins nombreux - surtout lorsqu’ils exercent seuls. Selon une étude réalisée par l’URPS médecins de Rhône-Alpes sur le secrétariat médical, seule une petite moitié des médecins libéraux disposent d’un secrétariat au sein de leur cabinet. En cause, notamment : un coût qui dépasse largement les capacités financières du praticien.
Pourtant, même pour ceux qui font le choix d’avoir une secrétaire, cette solution ne couvre pas la totalité de leurs besoins. C’est le cas, notamment, lorsque la secrétaire est en congés, ou lorsqu’elle exerce à temps partiel, ou tout simplement parce que l’ouverture d’un cabinet médical dépasse largement la durée légale du travail hebdomadaire d’une secrétaire…
Alors, comment réussir à exercer efficacement, même en l’absence de secrétaire ?
Le premier réflexe, pour des médecins qui doivent se passer de secrétaire, c’est d’avoir recours au télésecrétariat médical.
Les avantages des plateformes téléphoniques, pour pallier l’absence des secrétaires, sont nombreux : les appels sont à nouveau pris en charge par la permanence téléphonique et le praticien peut se consacrer intégralement à ses consultations.
Mais, ce n'est pas si simple... Quand les médecins se tournent en catastrophe vers ces solutions - notamment quand l’absence de la secrétaire est imprévue - ils peuvent être déçus par la qualité d’un service qu’ils n’auraient pas suffisamment anticipé.
Une consoeur généraliste, installée dans l’Essonne, témoigne :
Les secrétaires n’étaient pas formées. Du coup, elles ne savaient pas filtrer ni hiérarchiser les appels ; soit elles nous transmettaient n’importe quel appel, soit elles ne nous passaient personne… Par ailleurs, elles ne connaissaient pas du tout les patients, ce qui était embêtant.
D’autres services existent, pour assurer une permanence en l’absence de secrétaire. Recourir à un agenda médical en ligne pour la prise de rendez-vous est une option très utilisée, qui permet (un peu) de limiter les appels sur les questions d’agenda. Néanmoins, beaucoup de patients continueront à appeler le cabinet du médecin... Alors, que faire des appels qui arriveront quand même ?
C’est l’atout indéniable de la solution MadeForMed qui combine un service d’agenda en ligne et une standardiste virtuelle, pour répondre aux appels.
C’est justement ce qui a plus au Dr Amandine Parney, généraliste dans l’Ain, qui utilise MadeForMed en relai de sa secrétaire, lorsque cette dernière est absente.
Au début, les patients étaient un peu surpris par la robotisation du secrétariat, mais ils se sont rapidement habitués à Alice. Et ceux qui n’ont pas envie de dialoguer avec la secrétaire virtuelle peuvent me laisser un message. Cela m’assure une continuité de service vraiment appréciable !
Si avec ça, rien ne convient, reste encore la méthode ancestrale du recours à un proche, conjoint ou adolescent en recherche de stage ou de job d’été, etc.
Cela sera toujours mieux perçu qu’à l’Assemblée Nationale…
Quoi qu’il en soit, il faut pouvoir prendre le recul nécessaire pour définir ses réels besoins. Ainsi, la comparaison des offres devient, tout de suite, beaucoup plus simple...
Aujourd’hui, nombreux sont les médecins qui optent pour une formule mixte concernant leur secrétariat téléphonique médical. Après tout, les services de télésecrétariat, d’agenda en ligne, de standardiste virtuelle ne sont pas incompatibles avec le secrétariat physique !
L’intérêt d’avoir recours à plusieurs solutions va au delà de la seule continuité de réponse fournie aux patients. Leur association concomitante permet aussi une meilleure gestion des tâches administratives, des fonctions d’accueil, de standard et de prise de rendez-vous.
En effet si certaines activités sont réalisées par des services autres que la secrétaire médicale présente au cabinet, celle-ci peut recentrer son activité sur l’accueil des patients, l’organisation des consultations et des visites, la tenue des dossiers, le tri ou la production des courriers, la gestion administrative, l’entretien et les commandes nécessaires au bon fonctionnement du cabinet médical, etc.
Nul besoin, donc, de choisir exclusivement entre une secrétaire, une télésecrétaire, un standardiste virtuelle ou un service de prise de rendez-vous en ligne : en réalité, ces services se complètent parfaitement.
L’arbitrage se fera sans doute selon votre budget...