Cabinet médical : les formalités d’installation

Vous êtes médecin généraliste et comptez bientôt vous installer ?
Voici un guide des principales formalités d’installation. Pas à pas, vous allez pouvoir découvrir toutes les étapes qu'il ne vous faudra surtout pas manquer...

Installation : J-3 mois

Contactez l’ordre de votre profession

Vous devez faire enregistrer votre diplôme et vous inscrire au tableau de l'Ordre.
Votre numéro RPPS (ex n° ADELI) et votre carte de professionnel de santé, indispensables à la pratique de votre activité, vous seront transmis.

Entrez en contact avec votre CPAM

Vous serez immatriculé et obtiendrez vos feuilles de soins pré-identifiées ainsi qu’une information complète sur les démarches en cours d’exercice (télétransmissions, contacts utiles, etc.).

Souscrivez une assurance

L’assurance responsabilité civile professionnelle est obligatoire. Pensez également à modifier vos contrats véhicule et habitation si vous les utilisez à titre professionnel.

Ouvrez un compte bancaire professionnel

Si cette formalité ne revêt pour le moment aucune obligation légale, elle est vivement conseillée. Un compte bancaire de particulier est suffisant (il est inutile d’ouvrir un compte professionnel payant) et facilitera votre gestion comptable au quotidien. Dans le cas où vous souhaiteriez percevoir vos honoraires par carte bancaire, les banques ne proposent de relier votre terminal de paiement qu’à un véritable compte professionnel. Pensez à négocier les commissions prélevées sur chaque transaction (pour avoir un ordre de grandeur : 0,05% est tout à fait acceptable).

Ouvrez vos lignes téléphonique et Internet

Pensez également à vous inscrire sur les pages jaunes et blanches et si vous le souhaitez, mettez en ligne votre site Internet pour faciliter la prise de rendez-vous et commencer à vous faire connaître de votre future patientèle.

Déclarez votre fichier patients auprès de la CNIL

Il est important de vous informer sur la réglementation et les déclarations obligatoires et notamment de souscrire la déclaration NS n° 50.

Prévoyez l’affichage obligatoire de votre cabinet

Tarifs, situation conventionnelle, urgences médicales, adhésion à une association agréée, l’affichage obligatoire ne doit pas être pris à la légère. Le CNOM propose des documents synthétiques à télécharger en fonction de votre secteur.

Déclarez votre société auprès des impôts

Si vous rachetez une clientèle, vous devez établir et enregistrer l’acte de cession dans le mois de sa signature au service des impôts dont vous dépendez. Dans tous les cas, vous devez vous faire immatriculer auprès du greffe du tribunal de commerce. Ces démarches peuvent être réalisées en ligne. Dans le cadre d’une entreprise individuelle, une simple déclaration à votre URSSAF est nécessaire, pour enregistrer la création de votre nouvel établissement.

Installation : J – 1 mois

Contactez le CNOM

Votre activité débute dans un mois, il est temps d’acheter une plaque et de faire réaliser vos ordonnances, votre tampon et vos cartes de visite. Le CNOM vous fournira toutes les informations obligatoires à y faire mentionner.

Faites-vous connaître et organisez votre activité

Définissez les horaires d’ouvertures de votre cabinet et présentez-vous à vos confrères et aux établissements de santé de la région avec lesquels vous collaborerez tout au long de votre exercice.
Cette étape est primordiale dans la constitution de votre réseau de soins et de vos correspondants. Ce sont eux qui seront le plus à même de vous faire connaître auprès dès patients qu’ils rencontrent tous les jours !

Après l’installation

Vous devrez tenir votre comptabilité, au fil de l’eau, en enregistrant toutes vos recettes et dépenses. Pour cela, vous devrez choisir un logiciel agréé par l’administration fiscale (comprendre : “qui contient un mouchard utilisable en cas de contrôle”) ou faire appel à un expert comptable.

Selon votre situation, vous devrez également remplir vos obligations déclaratives pour :

• votre personnel salarié
• la perception de la TVA

Si vous choisissez d’adhérer à une association de gestion agréée, vous devrez effectuer cette démarche dans les 5 mois qui suivent votre installation pour bénéficier des avantages fiscaux liés à cette adhésion.

A consulter pour aller plus loin : les formalités et dépenses professionnelles de fin d'année.

 Références :

• http://www.cnil.fr/vos-obligations/declarer-a-la-cnil/declaration/mon-secteur-dactivite/mon-theme/je-dois-declarer/declaration-selectionnee/dec-mode/DISPLAYSINGLEFICHEDECL/dec-uid/35/
• https://www.conseil-national.medecin.fr/article/affichage-des-honoraires-358
• https://www.infogreffe.fr/societes/formalites-entreprise/guide-des-formalites.html
• https://www.conseil-national.medecin.fr/article/article-81-libelle-des-plaques-305
• https://www.conseil-national.medecin.fr/article/article-79-libelle-des-ordonnances-303
• https://www.madeformed.com/services/un-agenda-en-ligne
• http://www.snjmg.org/blog/post/formalites-et-depenses-professionnelles-de-fin-d-annee/1173
• http://blog.madeformed.com/feuille-de-soins-mode-d-emploi
• http://blog.madeformed.com/t3a-le-repondeur-intelligent