Les secrétaires médicales disparaissent des cabinets de médecine générale. Les plateformes en ligne proposent désormais un panel de services, de la simple prise de rendez-vous à des solutions de télé-secrétariat complètes. Tout le monde peut y trouver son compte.
Médecins généralistes et secrétariat médical ne font plus bon ménage. Ceux exerçant en groupe ou dans des centres pluridisciplinaires en ont encore un, la plupart du temps, mais ils se font de plus en plus rares chez les médecins isolés. Un salaire à temps complet, doublé de charges, pèse aujourd’hui trop lourd sur leur chiffre d’affaires.
Heureusement, le coût que représente un secrétariat médical traditionnel peut être considérablement allégé par le développement d’internet et des services à distance. Une myriade de solutions est désormais disponible. Chez les généralistes, il y en a pour tous les goûts.
Un secrétariat externalisé : c’est pile ou face !
Pour le Dr Laborde, généraliste de 34 ans qui a connu plusieurs organisations lors de ses remplacements, le secrétariat sur place reste la solution idéale. En plus de faire le tri en amont, il apprécie que la secrétaire gère la télétransmission Sesam vitale et les paiements. Le temps médical est optimisé. Malheureusement, pour un médecin isolé, c’est trop lourd, reconnaît-il. Passé un temps par la pratique en autonomie totale, il apprécie aussi le secrétariat à distance, qu’il expérimente actuellement, mais reconnaît que la qualité n’est pas toujours au rendez-vous.
Ne pas être dérangé sans cesse pendant les consultations, c’est un avantage énorme. Les personnes qui répondent au téléphone ont des connaissances médicales et répondent aux questions des patients. Elles filtrent aussi, pour ne transmettre que les urgences. On gagne du temps sur l’administratif, et de l’argent par rapport au secrétariat physique. Mais ce n’est pas toujours facile de bien tomber...
La mobilité de l’agenda en ligne : un vrai plus
Le Dr A. a un peu plus d’expérience. Ce généraliste de 48 ans, installé en banlieue parisienne, avait pris l’habitude de gérer (presque) tout, tout seul. Installé avec un confrère dans une petite maison, ils partagent une secrétaire, présente tous les jours de 8 h à 10 h. Mais le reste du temps, les consultations sont entrecoupées d’appels.
Un peu freiné par son collègue qui ne souhaite pas changer de fonctionnement, il s’est tout de même décidé à tenter de son côté les solutions en ligne. Dans un premier temps sur MonDocteur avec une solution complète, il est revenu au plus simple agenda médical en ligne, avec Doctolib. Une évolution qui semble avoir du succès : 70 % de ses prises de rendez-vous se font maintenant en ligne.
Nous sommes dans un virage organisationnel avec mon confrère. J’essaie de voir ce qui est le plus efficace en termes de réactivité et de performance. Ce qui m’intéresse le plus dans les nouvelles solutions de gestion cabinet, c’est la mobilité pour l’agenda, pour les échanges avec le secrétariat et pour les informations patients. L’idée d’avoir accès à tout, depuis mon smartphone, me plaît beaucoup.
Plus de flexibilité, pour s’adapter aux besoins
Le Dr Ansel, 33 ans, est installée dans un centre de santé pluridisciplinaire. Elle dispose d’un secrétariat médical à temps plein, partagé avec ses confrères, mais a aussi souscrit à un agenda en ligne. Elle est généraliste, avec une pratique mixte (actes gynécologiques, consultations psy). Elle a adopté le service car il lui offre plus de flexibilité pour gérer le temps à accorder à chaque patient, en fonction du motif de consultation, et pour s’organiser avec ses collègues.
J’ai la main sur mon planning au jour le jour, et j’ai accès à ceux des autres, spécialistes et sage-femme. C’est un véritable gain de temps, pour nous comme pour les patients. Nous pouvons échanger les dossiers médicaux entre médecins, et les patients peuvent nous envoyer leurs résultats d’examens directement.
Cette flexibilité plait aussi au Dr Jaguenaud, médecin généraliste et médecin du sport. Il est équipé depuis plus de 3 ans avec Madeformed, une solution complète qui offre un agenda en ligne, un secrétariat médical automatisé, un site internet pour le cabinet). Pour lui, cette révolution numérique a transformé sa pratique.
Ça a sauvé mon cabinet. Tout seul, j’étais au bord de l’explosion, entre la gestion du planning, les 40 à 50 appels par jour pour des prises de rendez-vous ou des questions. Maintenant, tout est piloté à distance par un automate, je connais les motifs de consultation à l’avance, je gère mieux mes temps de repos… tout en gardant le contact avec mes patients qui peuvent toujours m’avoir au téléphone, en cas de besoin.
Le Dr Roset, 32 ans, installé dans l’Eure depuis juin 2016, a la même solution de gestion cabinet, MadeForMed, mais avec une approche différente : il ne souhaite pas être dérangé du tout pendant ses consultations. Ce service, qu’il espérait trouver depuis un moment, le lui permet, et procure de réels avantages par rapport à un télé-secrétariat physique.
Les patients peuvent prendre rendez-vous 24h/24, même la nuit pour le matin même, en cas d’urgence. C’est un robot qui répond aux appels ; il respecte donc les consignes à la lettre et fait toujours preuve d’amabilité – ce qui n’est pas toujours le cas des secrétaires à distance... En plus, c’est bien moins cher : de 500 euros par mois pour la permanence téléphonique, je suis passé à 250 euros tout compris, avec bien plus de services.
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